Hemat Kertas, Hemat Biaya: Solusi Gabung PDF untuk UMKM Berkelanjutan

Di tengah tren digitalisasi yang semakin pesat, para pelaku UMKM Indonesia masih menghadapi tantangan dalam mengelola dokumen bisnis. Dari invoice, surat penawaran, hingga kontrak kerja, semuanya sering kali dicetak berkali-kali.

Padahal, ada solusi sederhana yang dapat membantu: Gabung PDF dengan Canva. Fitur ini memungkinkan pelaku usaha menyatukan berbagai dokumen menjadi satu file dalam hitungan menit, tanpa perlu mencetak berkali-kali.

Kebiasaan mencetak dokumen berulang kali tidak hanya menghabiskan biaya operasional, tetapi juga berkontribusi pada pemborosan kertas yang berdampak pada lingkungan.

Berdasarkan data Kementerian Perindustrian tahun 2022, produksi kertas di Indonesia mencapai 18,26 juta ton per tahun, menjadikan Indonesia sebagai produsen kertas terbesar keenam di dunia. Angka ini terus meningkat seiring dengan pertumbuhan UMKM yang kini mencapai 64 juta unit di seluruh Indonesia.

Dengan menggabungkan file PDF menjadi satu dokumen digital, UMKM dapat mengurangi pencetakan hingga 50-70 persen, sekaligus berkontribusi pada pelestarian lingkungan. Langkah kecil ini membawa dampak ganda: efisiensi operasional dan tanggung jawab terhadap bumi.

Mengapa Pengelolaan PDF Penting untuk UMKM?

Banyak pelaku UMKM masih mengirimkan dokumen terpisah-pisah kepada klien invoice dalam satu file, nota pengiriman di file lain, dan bukti transfer di file ketiga. Selain terkesan kurang profesional, kebiasaan ini juga memaksa pelaku usaha untuk mencetak dokumen berkali-kali untuk keperluan arsip.

Menurut World Wide Fund for Nature (WWF), sekitar 30 hingga 40 persen dari keseluruhan kayu industri global digunakan untuk memenuhi permintaan produk berbasis kertas. Di Indonesia sendiri, konsumsi kertas per kapita mencapai 32,6 kg per tahun menurut data Kementerian Perindustrian, angka yang terus meningkat seiring pertumbuhan ekonomi.

Dampak lingkungan dari produksi kertas juga tidak bisa diabaikan. Untuk memproduksi satu ton kertas, dibutuhkan 2 hingga 2,5 ton kayu dan 2 hingga 18 meter kubik air, tergantung pada sistem pengelolaan air limbah yang digunakan. Proses produksi ini juga melepaskan emisi karbon yang berkontribusi pada perubahan iklim.

Data dari Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan (KLHK) tahun 2020 menunjukkan bahwa sampah kertas menyumbang 12 persen dari total sampah Indonesia, atau sekitar 34,5 ton. Yang lebih mengkhawatirkan, sekitar 43 persen limbah kertas masih belum terkelola dengan baik dan berakhir menumpuk di Tempat Pembuangan Akhir (TPA).

Cara Gabung PDF di Canva

Salah satu platform yang mudah digunakan untuk menggabungkan PDF adalah Canva. Tidak perlu keahlian teknis khusus, cukup ikuti langkah-langkah berikut:

Akses Fitur Gabung PDF

Buka browser dan kunjungi halaman Gabung PDF di Canva. Jika belum memiliki akun, daftar gratis menggunakan email atau akun Google Anda. Setelah masuk, klik tombol "Gabungkan PDF" atau "Upload files" untuk memulai.

Upload File PDF

Klik tombol "Upload files" atau langsung drag-and-drop file PDF dari komputer Anda. Anda dapat mengupload lebih dari dua file sekaligus—misalnya invoice, nota pengiriman, dan panduan produk. Tunggu hingga semua file selesai diupload. Pastikan file sudah dalam format PDF untuk hasil terbaik.

Atur Urutan Dokumen

Setelah file terupload, Anda akan melihat thumbnail dari setiap halaman PDF. Gunakan fitur drag-and-drop untuk mengatur urutan halaman sesuai kebutuhan. Misalnya, letakkan invoice di halaman pertama, diikuti bukti transfer, lalu nota pengiriman. Urutan yang logis akan membuat dokumen lebih mudah dibaca oleh klien.

Preview dan Edit

Sebelum menggabungkan, Anda dapat melakukan preview untuk memastikan semua halaman sudah tersusun dengan benar. Jika ada halaman yang tidak diperlukan, Anda bisa menghapusnya. Canva juga memungkinkan Anda untuk memutar halaman yang terbalik atau menambahkan halaman kosong sebagai pemisah antar dokumen.

Gabungkan dan Download

Setelah yakin dengan susunan dokumen, klik tombol "Gabungkan PDF" atau "Merge". Proses ini hanya membutuhkan beberapa detik. Setelah selesai, klik tombol "Download" untuk menyimpan file hasil gabungan ke komputer Anda. File akan tersimpan dengan kualitas original tanpa kompresi berlebihan.

Simpan dan Bagikan

File PDF yang sudah digabungkan siap untuk dikirim kepada klien via email atau WhatsApp, atau disimpan sebagai arsip digital. Untuk memudahkan pencarian di kemudian hari, gunakan sistem penamaan yang konsisten, misalnya: NamaKlien_Invoice_Tanggal.pdf.

Dampak Positif untuk Lingkungan dan Bisnis

Menurut penelitian yang dikutip oleh Dinas Lingkungan Hidup Kabupaten Buleleng, mendaur ulang satu ton kertas dapat menyelamatkan sekitar 17 batang pohon. Dengan prinsip yang sama, mengurangi pencetakan melalui digitalisasi dokumen memberikan dampak serupa dalam pelestarian hutan.

Selain itu, sampah kertas yang tidak dikelola dengan baik menghasilkan gas metana saat membusuk di TPA. Menurut data dari Wastec International, gas metana memiliki kekuatan menangkap panas di atmosfer 25 kali lipat lebih kuat dibandingkan karbon dioksida, menjadikan sampah kertas sebagai salah satu kontributor perubahan iklim yang sering diabaikan.

Dari sisi bisnis, dokumen yang tersusun rapi dalam satu file membuat proses administrasi lebih efisien. Pelaku usaha dapat dengan mudah mencari dan mengakses arsip digital kapan pun dibutuhkan, tanpa harus menyimpan tumpukan dokumen fisik yang memakan ruang. UMKM juga terlihat lebih profesional di mata klien karena mengirimkan paket dokumen yang lengkap dan terorganisir dengan baik.

Tips Implementasi untuk Berbagai Jenis UMKM

Untuk jasa konsultan atau freelancer, gabungkan proposal, portfolio, testimoni, dan kontrak dalam satu paket lengkap sebelum dikirim ke calon klien. Untuk toko retail atau F&B, satukan menu, katalog produk, informasi promo, dan cara pemesanan dalam satu file yang bisa dishare via WhatsApp Business.

UMKM di bidang produksi dapat menggabungkan spesifikasi produk, sertifikat, dan panduan penggunaan sebagai dokumentasi yang rapi untuk setiap penjualan. Sementara event organizer bisa menyatukan rundown acara, terms & conditions, dan invoice dalam satu dokumen profesional.

Mari Mulai dari Langkah Kecil

Gerakan menuju bisnis berkelanjutan bukan hanya tanggung jawab perusahaan besar. Sebagai pelaku UMKM, kita dapat memulai dari keputusan kecil yang berdampak besar menggabungkan dokumen PDF dan mengurangi pencetakan adalah salah satunya.

Mulai hari ini, audit dokumen bisnis Anda dan identifikasi mana yang bisa digabungkan. Buat template standar untuk invoice dan nota, lalu terapkan sistem digital secara bertahap. Edukasi tim Anda tentang cara menggunakan fitur gabung PDF agar semua pihak dapat beradaptasi dengan sistem baru.

Dengan 64 juta UMKM di Indonesia, jika setiap usaha mengurangi penggunaan kertas hanya 10 persen saja, dampak kolektifnya akan sangat besar bagi kelestarian lingkungan. Data menunjukkan bahwa dengan menerapkan paperless culture, Indonesia dapat mengurangi produksi sampah kertas yang saat ini mencapai 12 persen dari total sampah nasional.

Mari wujudkan UMKM Indonesia yang lebih efisien, profesional, dan berkelanjutan. Hemat kertas, hemat biaya untuk bisnis yang lebih baik dan lingkungan yang lebih lestari.